組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，組織架構(gòu)優(yōu)化預(yù)示著企業(yè)管理從簡單無序向復(fù)雜有序轉(zhuǎn)變，是企業(yè)管理逐步走向成熟的標(biāo)志。

企業(yè)往往按照自己的預(yù)期設(shè)想建立組織結(jié)構(gòu)，在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計完成后，企業(yè)還需要對所設(shè)置部門的功能進行明確，對部門所屬崗位的職責(zé)進行界定，明確崗位所需知識、技能和工作經(jīng)驗等任職條件。伴隨著企業(yè)的發(fā)展，工作分工將不斷細(xì)化，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)也需要進行優(yōu)化以適應(yīng)戰(zhàn)略目標(biāo)變化、企業(yè)生命周期的變化和企業(yè)所處內(nèi)、外部環(huán)境的變化。

通過崗位分析和評價進行組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是一種基于現(xiàn)有組織資源，自下而上對組織結(jié)構(gòu)進行演進、調(diào)整和完善的過程，其目的是最大限度發(fā)揮崗位任職者的潛在能力，提升崗位工作價值和效率，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

一、優(yōu)化時機選擇

當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)部門和崗位的職權(quán)不明，溝通不順，工作流程混亂，經(jīng)營業(yè)績停滯或下滑，管理效率下降，員工滿意度下降，員工不滿情緒和員工流失率上升等問題時，人力資源部門應(yīng)該從企業(yè)文化、管理制度建設(shè)、績效管理與激勵機制等方面分析問題產(chǎn)生的原因，在重塑企業(yè)文化、強化執(zhí)行力、改革績效管理和薪酬管理的同時，審視企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是否不再適合企業(yè)的發(fā)展。即便企業(yè)處于高速發(fā)展，各項工作進展順利時，也應(yīng)該未雨綢繆，審視組織結(jié)構(gòu)對未來業(yè)務(wù)發(fā)展的支撐是否適配。

直線制、職能制、直線職能制、事業(yè)部制和矩陣制等理論上成熟的組織結(jié)構(gòu)并不是普遍適用或絕對正確的組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)的本質(zhì)是通過分工協(xié)作實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，因此，企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)發(fā)展階段和企業(yè)所處環(huán)境發(fā)生變化時是對組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化的最佳時機。

1. 企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整

組織結(jié)構(gòu)是戰(zhàn)略實施的載體，戰(zhàn)略不同組織結(jié)構(gòu)必然隨之調(diào)整。企業(yè)戰(zhàn)略變化一般情況下是對業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，通常是增減業(yè)務(wù)部門或強化、收縮某些業(yè)務(wù)。例如，以產(chǎn)品和銷售為導(dǎo)向的公司，一旦產(chǎn)品受到市場和用戶的認(rèn)可，就會迅速擴張銷售團隊，此時銷售模式是否需要調(diào)整，是否需要進行地域擴張，銷售培訓(xùn)是否需要單獨設(shè)立部門，財務(wù)部門是否需要進行屬地配置等都需要進行思考，此時對組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化勢在必行。

2. 企業(yè)發(fā)展階段變化

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)從初創(chuàng)走向成長和成熟，組織結(jié)構(gòu)需要進行優(yōu)化以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。在創(chuàng)業(yè)階段，企業(yè)需要快速應(yīng)對市場和客戶的需求，此時的組織結(jié)構(gòu)相對簡單，主要是根據(jù)業(yè)務(wù)圍繞職能來設(shè)置部門，如果組織結(jié)構(gòu)過于臃腫、部門過多，就會造成流程分割、溝通效率低下。當(dāng)企業(yè)發(fā)展壯大逐步邁向成熟，過于簡單的組織結(jié)構(gòu)會造成重要職能缺失，特別是監(jiān)督與控制職能的缺失，由此，企業(yè)的內(nèi)控與有序發(fā)展會受到影響。因此，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要根據(jù)企業(yè)生命周期理論對組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，建立與企發(fā)展階段適配的新的組織結(jié)構(gòu)。

3. 企業(yè)所處環(huán)境變化

企業(yè)組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該服從和適應(yīng)不斷變化的內(nèi)部和外部環(huán)境。企業(yè)內(nèi)部環(huán)境包括物理環(huán)境、心理環(huán)境和文化環(huán)境。消除物理環(huán)境中的消極性和破壞性因素，創(chuàng)造一種適應(yīng)員工生理和心理要求的工作環(huán)境，這是實施有序而高效管理的基本保證；創(chuàng)造良好的心理環(huán)境有助于企業(yè)內(nèi)部形成和睦融洽的人際關(guān)系，提升員工的責(zé)任感、歸屬感、合作精神和奉獻精神，從而提高企業(yè)管理效率，達(dá)成管理目標(biāo)；而優(yōu)秀的企業(yè)文化是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)與動力。企業(yè)外部環(huán)境包括自然環(huán)境以及社會、經(jīng)濟、政治和文化環(huán)境，這些環(huán)境的變化對企業(yè)發(fā)展而言既是機遇又是挑戰(zhàn)。當(dāng)企業(yè)所處的內(nèi)、外部環(huán)境發(fā)生改變時，企業(yè)必須對組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，抓住發(fā)展和變革的機遇。

二、組織結(jié)構(gòu)診斷

在對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化前，需要先對組織結(jié)構(gòu)的整體情況進行診斷。組織結(jié)構(gòu)診斷是指在對企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、企業(yè)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)所擁有的各項資源進行綜合分析和評估的基礎(chǔ)上，找出組織結(jié)構(gòu)中可能存在的問題或制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸，確定組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化方案的過程。

1. 組織結(jié)構(gòu)診斷步驟

（1） 診斷準(zhǔn)備。在組織結(jié)構(gòu)診斷準(zhǔn)備階段，需要成立項目小組，制定組織結(jié)構(gòu)診斷工作計劃，召開組織結(jié)構(gòu)診斷啟動會。在此基礎(chǔ)上，選擇組織結(jié)構(gòu)診斷的信息收集方法和診斷方法，針對要采用的信息收集方法和診斷方法事先進行訪談提綱和問卷設(shè)計，針對組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化工作展開宣傳，獲取企業(yè)各級管理者和員工的理解與支持。

（2） 信息收集。采取各種信息收集方式收集與組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)管理相關(guān)的信息，掌握企業(yè)管理與運營現(xiàn)狀。

（3） 診斷分析。采用各種分析方法，借鑒國內(nèi)外以及行業(yè)管理經(jīng)驗，參照標(biāo)桿企業(yè)組織結(jié)構(gòu)對企業(yè)現(xiàn)有組織機構(gòu)進行多維度分析，判斷現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)運行狀況和問題所在。

（4） 溝通確認(rèn)。通過信息收集和組織結(jié)構(gòu)診斷，將初步分析成果與企業(yè)管理者和各級員工進行溝通，對存在疑問的結(jié)果補充信息，補充診斷，同時提出組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化方向。

（5） 診斷報告。根據(jù)所獲得的翔實數(shù)據(jù)，撰寫組織結(jié)構(gòu)診斷報告，明確組織結(jié)構(gòu)中存在的問題，按照重要程度排列解決優(yōu)先順序，提出對組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的初步方案。

2. 組織結(jié)構(gòu)診斷內(nèi)容

企業(yè)進行組織診斷是要了解企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，確定企業(yè)現(xiàn)存問題，最終做出調(diào)整與優(yōu)化決策，聚焦于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，組織診斷主要包括以下內(nèi)容。

（1） 組織目標(biāo)診斷。組織目標(biāo)包括企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和為達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)分解的階段性目標(biāo)以及各項具體工作目標(biāo)。首先要對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進行評估，根據(jù)企業(yè)所處市場環(huán)境、行業(yè)環(huán)境和競爭態(tài)勢，結(jié)合企業(yè)所提供的產(chǎn)品和服務(wù)，分析達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)的途徑、方法和時間周期；其次是將戰(zhàn)略目標(biāo)進行分解，明確階段性目標(biāo)的達(dá)成時間和具體成果；最后將戰(zhàn)略目標(biāo)和階段性目標(biāo)進行細(xì)致分解，落實到部門和崗位，確定各項工作的具體目標(biāo)。在組織目標(biāo)診斷過程中，應(yīng)該判斷目標(biāo)是否明確可行，確定各項目標(biāo)的完成期限和定性與定量評價標(biāo)準(zhǔn)，制定實現(xiàn)目標(biāo)的具體工作方法并將工作責(zé)任落實到部門、崗位和崗位任職者。組織目標(biāo)診斷可以采用SWOT分析法，目的是強化自身優(yōu)勢，規(guī)避劣勢，聚焦企業(yè)戰(zhàn)略。

（2） 組織結(jié)構(gòu)診斷。為了達(dá)成組織目標(biāo)，必須對現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)進行診斷，組織結(jié)構(gòu)診斷主要包括：現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的科學(xué)性和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理性；現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)模式、組織結(jié)構(gòu)效率和組織結(jié)構(gòu)導(dǎo)致的內(nèi)部沖突情況；現(xiàn)有部門設(shè)置與崗位設(shè)置情況、工作設(shè)計情況以及組織管理流程和工作流程是否合理等。對現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)進行診斷，目的是發(fā)現(xiàn)管理問題和管理瓶頸，確定組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的重點方向。

（3） 組織資源診斷。在確定了組織目標(biāo)，明確了組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化方向后，需要對組織現(xiàn)有資源進行診斷。組織資源診斷包括：企業(yè)社會責(zé)任、商業(yè)信譽和品牌價值；企業(yè)文化和價值觀；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)成員情況和企業(yè)人力資源配置情況；企業(yè)薪酬與績效管理狀況、人力資源培訓(xùn)與發(fā)展?fàn)顩r，員工職業(yè)生涯管理狀況以及企業(yè)現(xiàn)有的人力資源管理制度、政策等。組織資源診斷是對企業(yè)內(nèi)部所有資源所進行的盤點，目的是為組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供保障和支撐。

3. 組織結(jié)構(gòu)信息收集方法

對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進行診斷，必須全面收集與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的信息，組織結(jié)構(gòu)信息收集的方法主要包括以下幾個。

（1） 資料法。通過閱讀現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)圖、崗位說明書、了解組織結(jié)構(gòu)和管理關(guān)系，通過閱讀相關(guān)制度文件和業(yè)務(wù)資料，了解企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和管理流程與工作流程等，從而獲取與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的信息。

（2） 觀察法。通過觀察企業(yè)的管理流程、作業(yè)流程、部門設(shè)置、崗位設(shè)置、管理層次與幅度以及運營機制等獲取與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的信息。

（3） 訪談法。訪談法是進行調(diào)查研究和分析的通用方法，為獲取與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的信息，可以采用訪談法與企業(yè)各級管理者和員工進行訪談，收集企業(yè)成員對組織結(jié)構(gòu)設(shè)計、部門設(shè)置、崗位職責(zé)與權(quán)限設(shè)計以及工作流程設(shè)計等方面的意見和建議。

（4） 問卷法。通過問卷調(diào)查形式，了解組織結(jié)構(gòu)存在的問題并獲取相應(yīng)的對策、建議等信息，為下一步進行組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化工作做準(zhǔn)備。

4. 組織結(jié)構(gòu)診斷方法

在獲取與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，需要對所收集的信息進行加工和整理，對組織結(jié)構(gòu)展開診斷。常用的組織結(jié)構(gòu)診斷方法包括如下幾個。

（1） 職能分析法。職能分析法是基于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略對職能進行分解，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)，分析部門設(shè)置和崗位設(shè)置是否符合戰(zhàn)略要求，各項工作設(shè)計、管理流程和作業(yè)流程設(shè)計是否能夠支持企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)，從而判斷企業(yè)組織結(jié)構(gòu)可能存在的問題。

（2） 職權(quán)分析法。通過分析部門、崗位的職責(zé)與權(quán)限設(shè)置，判斷組織結(jié)構(gòu)中管理層次與幅度設(shè)計是否合理，從而找出組織結(jié)構(gòu)中有關(guān)權(quán)集權(quán)與分權(quán)、授權(quán)與監(jiān)控等方面存在的問題。

（3） 流程分析法。組織結(jié)構(gòu)是分工協(xié)作實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)，分工協(xié)作必然涉及管理流程和作業(yè)流程問題。流程是一系列相互關(guān)聯(lián)的管理行為和工作行為，這些行為相互作用，將企業(yè)輸入的各種物質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品進行輸出以滿足市場和客戶的需要。流程分析法就是針對企業(yè)內(nèi)部各項流程的效率逐一進行分析，了解企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位之間的協(xié)作水平，分析各項流程整合或優(yōu)化的可能性，以流程為導(dǎo)向?qū)徱暯M織結(jié)構(gòu)中存在的問題。