縱橫貫通預(yù)算管理之道 | 企業(yè)預(yù)算管理的困惑——杰克·韋爾奇死結(jié)的形成與破解

?前?言?

在預(yù)算管理中,有一個(gè)績效考核與貢獻(xiàn)水平相平衡的難題,曾經(jīng)令杰克韋爾奇這樣的企業(yè)管理大師都為之困惑,一度認(rèn)為預(yù)算是公司的禍根,其追求的是低的績效,導(dǎo)致員工貢獻(xiàn)低水平的工作,每個(gè)人都只顧討價(jià)還價(jià),爭取最低指標(biāo)。這個(gè)預(yù)算問題被俗稱為“杰克·韋爾奇死結(jié)”。這個(gè)難題是全面預(yù)算管理需要解決的一個(gè)重難點(diǎn),這一點(diǎn)無論美國企業(yè)還是中國企業(yè)都有相同的誤區(qū)。





一、預(yù)算申報(bào)與使用


首先想請各位讀者想象一個(gè)申報(bào)預(yù)算的場景,如果您是業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人,去年您的部門花了10萬的費(fèi)用,下一年度部門的任務(wù)將翻一番,那下一年度的費(fèi)用預(yù)算將怎樣預(yù)測。合適的數(shù)字是7.5萬,15萬還是20萬?


作為部門負(fù)責(zé)人的您,肯定會(huì)考慮到兩個(gè)因素,一個(gè)是任務(wù)的翻倍,另一個(gè)是審批的最終結(jié)果。所以“按常理”申報(bào)一般會(huì)是20萬,因?yàn)槟?,預(yù)算提交上去后,領(lǐng)導(dǎo)在審批的時(shí)候可能會(huì)因?yàn)楦鞣N控制原因減掉一部分。假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)批了15萬,您也不想就此反復(fù)討論了,于是15萬的預(yù)算就會(huì)成為最終的下一年部門費(fèi)用預(yù)算。


再請各位讀者繼續(xù)想象一下預(yù)算使用的場景,現(xiàn)在已經(jīng)到了下一年度10月了,但是費(fèi)用才花了7萬,還剩余8萬的預(yù)算余額。在接下來的兩個(gè)月里面,“按常理”,您會(huì)選擇如何使用呢?一是盡量全部使用完,二是順其自然,三是找重點(diǎn)項(xiàng)目來突擊投入。


“懂常理”的人肯定選擇盡量全部花掉,如果留下余額,明年再申請這么多預(yù)算可能就沒戲了,甚至在年終考核時(shí),還會(huì)考核預(yù)算準(zhǔn)確率。所以不管怎么說,都應(yīng)該把錢全部用掉。實(shí)在沒有地方使用,也會(huì)找些項(xiàng)目提前支出。于是,預(yù)算管理成了花錢競賽。



二、尋找“死結(jié)”的根源


做預(yù)算就要設(shè)定目標(biāo),分配資源,這兩項(xiàng)工作與各部門的利益直接掛鉤。作為被考核對(duì)象的部門、員工為了自身利益的最大化,自然希望爭取盡可能多的資源,盡可能地多填報(bào)費(fèi)用預(yù)算。于是各部門“各顯神通”,以各種理由包裝費(fèi)用的增加、業(yè)績的降低。到了預(yù)算期末尾,則開始突擊使用剩余預(yù)算,力圖用完全部預(yù)算。這一方面能證明預(yù)算編制時(shí)候考慮的周全性和預(yù)算編制的準(zhǔn)確性, 另一方面也為明年新一輪的預(yù)算“搶奪”打下基礎(chǔ)。許多企業(yè)預(yù)算管理失敗,都是因?yàn)檫M(jìn)入“杰克·韋爾奇死結(jié)”。但預(yù)算不是禍根,不懂、不會(huì)、不用方法才是真正的禍根。


一是預(yù)算編制的精準(zhǔn)度有待提高,預(yù)算金額與實(shí)際需求存在較大偏差。企業(yè)通常使用“增量預(yù)算法”編制費(fèi)用預(yù)算,上一篇文章我們提到了這種編制方法容易受前期既成事實(shí)的影響,使上個(gè)預(yù)算期的不合理因素延續(xù),形成不必要開支合理化,造成預(yù)算上的浪費(fèi)。“增量預(yù)算法”容易向員工傳遞“盡量做大費(fèi)用預(yù)算,為自己爭取討價(jià)還價(jià)的空間”的想法,從而造成預(yù)算編制金額脫離實(shí)際需要。


另外,業(yè)財(cái)割裂下的預(yù)算編制,也會(huì)使編制部門產(chǎn)生預(yù)算額度需求錯(cuò)覺。當(dāng)預(yù)算編制只盯最終任務(wù)目標(biāo),缺乏與經(jīng)營計(jì)劃的細(xì)致拉通時(shí),便容易產(chǎn)生過度樂觀或過度謹(jǐn)慎,資源錯(cuò)配,風(fēng)險(xiǎn)低估,與目標(biāo)不一致等預(yù)算資源配置與最終目標(biāo)錯(cuò)位的現(xiàn)象。


二是缺少對(duì)預(yù)算執(zhí)行偏差的容忍,缺少費(fèi)用節(jié)約的激勵(lì)機(jī)制。從預(yù)算的整體管理方法上看,費(fèi)用預(yù)算確實(shí)應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)使用完畢,不得在部門賬戶上留有余額。然而,不留余額的預(yù)算管理方式存在另外的誤區(qū),即不論節(jié)約與否,其結(jié)果對(duì)部門的預(yù)算執(zhí)行評(píng)價(jià)并無差別。更甚者,節(jié)約下來的資金反而可能對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)產(chǎn)生不利影響。這種設(shè)計(jì)不僅未能有效激勵(lì)節(jié)約行為,反而可能“誤傷”那些真正努力節(jié)約的員工。這顯然違背了預(yù)算制度設(shè)計(jì)的初衷,即獎(jiǎng)勵(lì)節(jié)約并懲罰不作為或消極態(tài)度。



三、解開死結(jié)


在分析了產(chǎn)生問題的具體原因后, 讓我們嘗試著來解開“杰克·韋爾奇死結(jié)”。


一是調(diào)整預(yù)算編制方法。企業(yè)應(yīng)避免長時(shí)間使用“增量預(yù)算法”進(jìn)行預(yù)算編制,避免預(yù)算金額陷入不斷膨脹、越控越高的陷阱中。應(yīng)當(dāng)適時(shí)采用“零基預(yù)算法”,“零基預(yù)算法”特點(diǎn)是以零為基礎(chǔ),逐項(xiàng)評(píng)估各項(xiàng)支出的合理性、必要性或者收入的可行性及數(shù)額大小,逐項(xiàng)審議決策而予以確定?!傲慊A(yù)算法”編制的時(shí)間長、工作量大,企業(yè)可以每隔幾年按此方法編制,打破部門與個(gè)人的慣性思維,抑制預(yù)算膨脹趨勢。此外,“零基預(yù)算法”還可以讓預(yù)算編制的過程與經(jīng)營計(jì)劃充分拉通,找到企業(yè)真正需要投入的項(xiàng)目,確定投入周期和投入金額,實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。


二是建立和完善預(yù)算制度的激勵(lì)機(jī)制。建立完善的預(yù)算后評(píng)價(jià)機(jī)制,對(duì)于那些在預(yù)算管理和資金使用方面表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人,應(yīng)該給予相應(yīng)的表彰和獎(jiǎng)勵(lì),以鼓勵(lì)更多的單位和個(gè)人積極參與到預(yù)算管理和提高資金效率的行動(dòng)中來。其次,可按實(shí)際情況考慮將節(jié)約的費(fèi)用部分留歸在部門賬上,下一年度繼續(xù)使用,以鼓勵(lì)費(fèi)用節(jié)約。


“杰克·韋爾奇死結(jié)”產(chǎn)生的根本原因是預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)營需求的錯(cuò)位,以及預(yù)算使用考核機(jī)制的不完善。要解決"杰克·韋爾奇死結(jié)"問題,企業(yè)需要采取一系列綜合性措施:首先,強(qiáng)化業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門之間的溝通,確保預(yù)算編制緊密貼合實(shí)際業(yè)務(wù)需求;其次,提高預(yù)算的靈活性,為不可預(yù)見的支出預(yù)留空間;同時(shí),完善考核機(jī)制,建立全面的評(píng)估體系,既考核預(yù)算使用效率,也鼓勵(lì)節(jié)約資金的再投資和效益最大化;此外,通過建立獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)可機(jī)制,激勵(lì)員工在預(yù)算執(zhí)行中展現(xiàn)主動(dòng)性和創(chuàng)造性;還需要建立信息共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)與預(yù)算編制的同步更新;最后,管理層應(yīng)具有長遠(yuǎn)視角,進(jìn)行戰(zhàn)略性資源配置,確保預(yù)算支持公司的長期發(fā)展目標(biāo)。


* 中大咨詢集團(tuán)原創(chuàng)成果,版權(quán)受法律保護(hù)。如需轉(zhuǎn)載,請聯(lián)系我們。

咨詢+培訓(xùn)+數(shù)字化 整體解決方案